Daten in Excel-Arbeits­map­pen zu spei­chern und dort für Ent­schei­dungs­grund­la­gen zu Infor­ma­tio­nen zu agg­re­gie­ren, stellt in man­chen Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen kei­ne Sel­ten­heit dar. Eine Excel-Arbeits­map­pe für das Manage­ment der Lie­fer­un­ter­neh­men und ihre Kon­di­tio­nen, eine Excel-Arbeits­map­pe für die Erfas­sung von Kund­schaf­ten und deren bis­he­ri­ger Umsät­ze zur spä­te­ren Aus­wer­tung und eine wei­te­re Excel-Arbeits­map­pe für die Abrech­nung von Urlaubs­zei­ten und Pfle­ge­frei­stel­lun­gen der Mit­ar­bei­ten­den.
Hier könn­ten maß­ge­schnei­der­te Daten­ban­ken pro­fes­sio­nel­le Abhil­fe schaf­fen.
Die Nut­zung von Daten­ban­ken liegt unter ande­rem in den fol­gen­den Vor­tei­len begrün­det:

- Wider­spruchs­freie Daten
Bei­spie­le: Die Ein­gangs­rech­nung mit der Rech­nungs­num­mer ER 21–2024 kann nicht den Sta­tus bezahlt und offen gleich­zei­tig haben. Die Aus­gangs­rech­nung mit der Num­mer AR 31–2024 kann nicht zwei Rechnungsempfänger:innen zuge­wie­sen sein.
- Sicher­heit auf Feh­ler­frei­heit
Bei­spiel: Sie stel­len den Sta­tus der Aus­gangs­rech­nung mit der Rech­nungs­num­mer AR 31–2024 auf “bezahlt”. Die Lie­fer­for­de­rung gegen­über der jewei­li­gen Kund­schaft muss infol­ge­des­sen um den Rech­nungs­be­trag der Aus­gangs­rech­nung (AR 31–2024) redu­ziert wer­den. Im Sin­ne einer Sicher­heit auf Feh­ler­frei­heit wird gewähr­leis­tet, dass ent­we­der bei­de Ände­run­gen erfolg­reich abge­schlos­sen wer­den oder kei­ne davon durch­ge­führt wird. Das bedeu­tet, dass, selbst wenn ein Feh­ler auf­tritt (z.B. Ver­bin­dungs­ab­bruch, Ser­ver­aus­fall, etc.), die Daten­bank in einem kon­sis­ten­ten Zustand bleibt. Wenn bei­spiels­wei­se die Ände­rung des Sta­tus der Aus­gangs­rech­nung (AR 31–2024) auf “bezahlt” erfolg­reich war, aber die Lie­fer­for­de­rung gegen­über der Kund­schaft auf­grund eines Feh­lers nicht um den Rech­nungs­be­trag der Aus­gangs­rech­nung (AR 31–2024) redu­ziert wer­den konn­te, wird die Ände­rung des Sta­tus der Aus­gangs­rech­nung (AR 31–2024) rück­gän­gig gemacht und eine aus­sa­ge­kräf­ti­ge Feh­ler­mel­dung aus­ge­ge­ben.
- Bes­se­re Ska­lier­bar­keit
Sie kön­nen ihr Daten­mo­dell gut ska­lie­ren.
- Auto­ma­ti­sie­rung, Com­pli­ance und Daten­schutz
In Daten­ban­ken kön­nen vie­le Vor­gän­ge voll­kom­men auto­ma­ti­siert zu fest­ge­leg­ten Zeit­punk­ten durch­ge­führt wer­den. So ist es bei­spiels­wei­se im Sin­ne der DSGVO mög­lich, Daten­sät­ze voll­kom­men auto­ma­tisch und frist­ge­recht zu anony­mi­sie­ren bzw. zu löschen.
Zugleich kön­nen die Sicher­heit und Inte­gri­tät Ihrer Daten durch eine Daten­bank gut gewähr­leis­tet wer­den.
- Benut­zer und Berech­ti­gun­gen
Mit Daten­ban­ken kön­nen Sie durch Benut­zer und Berech­ti­gun­gen genau­es­tens kon­trol­lie­ren, wer auf wel­che Daten­sät­ze Zugriff hat. Damit tra­gen Sie zur Ein­hal­tung diver­ser Daten­schutz­be­stim­mun­gen und ‑vor­schrif­ten bei.