In vie­len Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen wer­den Daten noch immer in Excel-Arbeits­map­pen gespei­chert und dort manu­ell für Ent­schei­dungs­grund­la­gen agg­re­giert. Typi­sche Anwen­dungs­bei­spie­le sind:
Eine Excel-Arbeits­map­pe für das Manage­ment von Lie­fer­un­ter­neh­men und deren Kon­di­tio­nen
Eine Excel-Arbeits­map­pe zur Erfas­sung von Kun­den­da­ten und bis­he­ri­gen Umsät­zen
Eine Excel-Arbeits­map­pe zur Abrech­nung von Urlaubs­zei­ten und Pfle­ge­frei­stel­lun­gen von Mit­ar­bei­ten­den
Für die­se Anwen­dungs­fäl­le bie­ten maß­ge­schnei­der­te Daten­ban­ken eine deut­lich pro­fes­sio­nel­le­re und effi­zi­en­te­re Lösung. Die Vor­tei­le gegen­über Excel lie­gen auf der Hand:

1. Wider­spruchs­freie Daten
Es wird gewähr­leis­tet, dass Daten kon­sis­tent blei­ben. Bei­spiels­wei­se:
Eine Ein­gangs­rech­nung mit der Rech­nungs­num­mer ER 21–2024 kann nicht gleich­zei­tig den Sta­tus „bezahlt“ und „offen“ haben.
Eine Aus­gangs­rech­nung mit der Num­mer AR 31–2024 kann nicht meh­re­ren Rechnungsempfänger:innen zuge­wie­sen sein.
Durch sol­che Regeln wer­den Feh­ler­quel­len mini­miert und die Daten­in­te­gri­tät garan­tiert.

2. Sicher­heit und Feh­ler­frei­heit
Sie pro­fi­tie­ren von trans­ak­tio­na­ler Sicher­heit: Ent­we­der wer­den alle Ände­run­gen erfolg­reich durch­ge­führt oder kei­ne. Bei­spiel:
Wird der Sta­tus der Aus­gangs­rech­nung AR 31–2024 auf „bezahlt“ gesetzt, muss die Lie­fer­for­de­rung gegen­über der Kund­schaft auto­ma­tisch ange­passt wer­den.
Falls ein Feh­ler auf­tritt (z. B. Ser­ver­aus­fall), wird die Ände­rung auto­ma­tisch rück­gän­gig gemacht und eine aus­sa­ge­kräf­ti­ge Feh­ler­mel­dung aus­ge­ge­ben.
So bleibt Ihre Daten­bank stets kon­sis­tent und schützt vor feh­ler­haf­ten Buchun­gen.

3. Bes­se­re Ska­lier­bar­keit
Daten­mo­del­le las­sen sich hier­mit fle­xi­bel ska­lie­ren. Neue Kun­den, Lie­fe­ran­ten oder Rech­nun­gen kön­nen ein­fach hin­zu­ge­fügt wer­den, ohne dass die Per­for­mance lei­det. Im Gegen­satz zu Excel haben Sie eine für wach­sen­de Daten­men­gen opti­mier­te Lösung.

4. Auto­ma­ti­sie­rung, Com­pli­ance und Daten­schutz
Auto­ma­ti­sie­rung zahl­rei­cher Pro­zes­se ist damit ein­fa­cher als zuvor, z. B.:
auto­ma­ti­sche Rech­nungs­ab­glei­che,
frist­ge­rech­tes Löschen oder Anony­mi­sie­ren von Daten­sät­zen nach DSGVO.
So gewähr­leis­ten Sie Daten­schutz, Com­pli­ance und gleich­zei­tig die Inte­gri­tät und Sicher­heit Ihrer Daten.

5. Benut­zer­ver­wal­tung und Berech­ti­gun­gen
Eine fein­gra­nu­la­re Kon­trol­le, wer auf wel­che Daten zugrei­fen darf, ist eine essen­ti­el­le Anfor­de­rung, der Unter­neh­men gerecht wer­den müs­sen. Durch Berech­ti­gungs­ma­nage­ment kön­nen Sie sicher­stel­len, dass sen­si­ble Infor­ma­tio­nen nur auto­ri­sier­ten Per­so­nen zugäng­lich sind, wodurch Daten­schutz­be­stim­mun­gen zuver­läs­sig ein­ge­hal­ten wer­den.

Fazit
Wäh­rend Excel für ein­fa­che Daten­samm­lun­gen noch aus­rei­chen mag, bie­ten pro­fes­sio­nel­le Daten­ban­ken kla­re Vor­tei­le:
kon­sis­ten­te und wider­spruchs­freie Daten,
hohe Sicher­heit und Feh­ler­kon­trol­le,
Ska­lier­bar­keit für wach­sen­de Daten­men­gen,
Auto­ma­ti­sie­rung und DSGVO-kon­for­mes Daten­ma­nage­ment,
prä­zi­se Benut­zer- und Berech­ti­gungs­kon­trol­le.
Set­zen Sie auf eine maß­ge­schnei­der­te Daten­bank­lö­sung, um Ihr Daten­ma­nage­ment effi­zi­ent, sicher und zukunfts­fä­hig zu gestal­ten.