Einführung ins Qualitätsmanagement

Walter Masing brachte es auf den Punkt: „Qualität ist nicht alles, aber ohne Qualität ist alles nichts.“ Diese Aussage ist heute aktueller denn je. Qualität beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, die Anforderungen und Erwartungen der Kundschaft an Produkte oder Dienstleistungen zuverlässig zu erfüllen – ein zentraler Erfolgsfaktor in jeder Branche und Unternehmensgröße. Die ISO 9001:2015 kann zum Nachlesen käuflich von der ISO als offizielle Institution der Norm unter folgendem Link bezogen werden: https://www.iso.org/standard/62085.html

Der PDCA-Zyklus oder auch Deming-Kreis genannt als Regelkreis des Qualitätsmanagements nach ISO 9001

Ein professionelles Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 hilft Unternehmen genau dabei: Prozesse zu standardisieren, Kundenerwartungen zu erfüllen und kontinuierlich besser zu werden. Die ISO 9001 Zertifizierung gilt weltweit als wichtigster Qualitätsstandard und schafft Vertrauen – bei Kunden, Partnern und Lieferanten.

1. Erfüllung von Anforderungen der Kundschaft

Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 stellt sicher, dass Produkte und Dienstleistungen definierten Qualitätsstandards entsprechen und die Anforderungen der Kundschaft systematisch erfüllt werden. Die international anerkannte Norm unterstützt Unternehmen dabei, Erwartungen messbar und reproduzierbar umzusetzen.

2. Steigerung der Zufriedenheit der Kundschaft durch Prozesse

Durch strukturierte und normentsprechende Qualitätsmanagement-Prozesse werden qualitative Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern oft sogar übertroffen. Das Ergebnis: hohe Wertschöpfung, zufriedene Kunden und eine nachhaltige Service-Qualität, die sich an dieser Norm orientiert.

3. Stärkung der Bindung der Kundschaft

Zufriedenheit schafft Bindung. Unternehmen, die ein nach ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem einsetzen, profitieren von langfristiger Kundentreue, stabileren Geschäftsbeziehungen und höherem Vertrauen.

4. Reduktion von Fehlern, Mägeln und Verschwendung

Die Norm fördert die Identifikation von Fehlerquellen und Ineffizienzen. Risiken werden früh erkannt und präventiv beseitigt – für produktivere Abläufe und optimierte Ressourcennutzung.

5. Weniger Reklamation dank Qualitätskontrolle

Mit der Reduktion von Mängeln durch ein ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem sinken auch Kundenreklamationen. Gleichzeitig steigen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung – ein direkter Effekt der ISO 9001 Prozessoptimierung.

6. Agilität und Anpassungsfähigkeit in der VUKA-Welt

In volatilen Märkten müssen Unternehmen flexibel reagieren. Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 unterstützt dabei, Veränderungen frühzeitig zu erkennen, Prozesse anzupassen und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren – ohne Qualitätsverlust.

Warum ISO 9001 für Unternehmen unverzichtbar ist

Die ISO 9001 Zertifizierung ist nicht nur ein Qualitätsnachweis, sondern ein strategisches Instrument zur Prozessoptimierung. Unternehmen mit ISO 9001 Qualitätsmanagement arbeiten effizienter, kundenorientierter und zukunftssicherer.

Orientierung an den Kund:innen

Die Bedürfnisse und Anforderungen der Kund:innen sollten immer im Mittelpunkt des Qualitätsmanagements stehen.

Führung

Das Management muss eine klare Führungsrolle übernehmen und eine Kultur des Qualitätsmanagements fördern.

Einbeziehung der Mitarbeiter:innen

Alle Mitarbeiter:innen sollten in das Qualitätsmanagement eingebunden sein und dazu ermutigt werden, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Prozessorientierung

Alle Prozesse sollten so gestaltet werden, dass sie effizient und effektiv sind und den Anforderungen der Kund:innen entsprechen.

Systemansatz zur Führung

Das Qualitätsmanagementsystem sollte als ein zusammenhängendes System betrachtet werden, das alle Aspekte des Unternehmens umfasst.

Kontinuierliche Verbesserung

Das Qualitätsmanagementsystem sollte kontinuierlich verbessert werden, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen der Kund:innen und anderen interessierten Parteien entspricht.

Entscheidungsfindung auf Grundlage von Fakten

Entscheidungen sollten auf Fakten und Daten basieren, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.

Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen

Die Beziehungen zu Lieferant:innen sollten so gestaltet werden, dass sie für beide Seiten von Nutzen sind.

Die grundsätze auf einem blick

Die acht grundsätze des qualitätsmanagements als basis der iso 9001

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Interne Systemaudits nach ISO 9001:2015

Individualpreis nach Aufwand

Die Norm ISO 9001:2015 für Qualitätsmanagementsysteme fordert, dass in geplanten Abständen interne Systemaudits durchgeführt werden, um die Wirksamkeit und Normkonformität des Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen. Gerne stehe ich Ihnen als zertifizierter Auditor hierfür zur Verfügung.

Integriertes Managementsystem

Individualpreis nach Aufwand

Ein integriertes Managementsystem (IMS) verbindet verschiedene Managementsysteme und kombiniert sie in einheitlicher Struktur zu einem großen Ganzen. Dies ermöglicht Ihnen eine Gesamtsicht auf die wichtigen Unternehmensprozesse, schafft erhebliche Synergien und bündelt Ressourcen. Gerne berate ich Sie im integrierten Managementsystem von ISO 9001:2015 und ISO 27001:2022. Zugleich besteht die Möglichkeit, sich das integrierte Managementsystem beider genannter Normen auditieren zu lassen.

Beratungsschwerpunkte

Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015

ISO 9001 Gap-Analyse – Bewertung des Reifegrades von Qualitätsmaßnahmen nach ISO 9001 mit dem Ergebnis Ihres aktuellen Compliance-IST-Standes gegenüber der Norm und einem zugehörigen Aktionsplan für die normkonforme Zertifizierung

Planung und Durchführung interner Audits nach ISO 9001:2015

Integrierte Managementsysteme – ISO 27001:2022 und ISO 9001:2015 unter einem gemeinsamen Dach durch gezielte Nutzung der Synergien

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist die ISO 9001?

Die ISO 9001 ist eine internationale, weltweit anerkannte, zertifizierbare und von der Internationalen Organisation für Normierung (International Organization for Standardization) entwickelte und im Jahr 1987 erstveröffentlichte Norm, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem festlegt. Wie das Wort Qualitätsmanagementsystem schon in sich birgt, verfolgt die Norm durch ihre Anforderungen das Ziel, Qualitätsmanagement in Organisationen zu systematisieren. Das systematisierte Qualitätsmanagement soll den zertifizierten Organisationen dazu verhelfen, den Anforderungen ihrer Kundschaften und interessierter Parteien an die Produkte und Dienstleistungen gerecht zu werden. Hierzu bedarf es etablierter Geschäftsprozesse, die laufend verbessert werden. Durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess kommt die Norm, vorhandene Geschäftsprozesse und die Qualitätsbestimmungen laufend zielgerichtet zu optimieren, nach. Zusammenfassend bietet die ISO 9001 einen Rahmen für die systematische Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung von Qualitätsmanagementsystemen und hilft Organisationen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und langfristigen Erfolg zu sichern. Unternehmen jeglicher Größe und Branche können sich erfolgreich nach dieser Norm zertifizieren lassen und damit unter anderem Wettbewerbsvorteile erlangen.

Wie lange dauert der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 und wie läuft die Zertifizierung ab?

Als Richtschnur kann davon ausgegangen werden, dass die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015 für Klein- und Mittelunternehmen 6–9 Monate mit entsprechend ausreichend Ressourcen hierfür dauert.
Unter der Gegebenheit, dass die bereits vorhandene Unternehmensorganisation die Normanforderungen bereits überwiegend erfüllt, lässt sich eine erfolgreiche Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems auch unter dem ambitionierten Terminziel von wenigen Wochen erfüllen.

Der Ablauf der Zertifizierung sieht wie folgt aus:

Die Vorbereitung ist der erste wichtige Schritt zur erfolgreichen Zertifizierung. Die Unternehmen sollen dabei sicherstellen, dass sie alle Grundanforderung der Norm ausreichend erfüllen und ihr Qualitätsmanagementsystem dokumentiert ist. Eine GAP-Analyse kann helfen, die Lücken im Qualitätsmanagementsystem zu finden und zu schließen.

Die nach der Vorbereitung durchzuführenden Erstaudits werden von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt und dienen der Überprüfung, ob das Qualitätsmanagementsystem den Anforderung der Norm entspricht.

Nach Abschluss der Erstaudits wird durch einen Bericht verschriftlicht, welche Abweichungen von der Norm und etwaige Schwächen des Qualitätsmanagementsystem vorhanden sind.

Die vom Unternehmen daraufhin eingeleiteten Korrekturmaßnahmen zielen darauf ab, die in den Erstaudits festgestellten Normabweichungen zu korrigieren und das System damit zu verbessern und eine Zertifizierung zu ermöglichen.

In einem Zweitaudit wird überprüft erneut das Qualitätsmanagementsystem geprüft. Ziel der erneuten Prüfung ist die Feststellung, ob die Korrekturmaßnahmen wirksam waren und das QM-System nun den Normanforderungen entspricht.

Die Zertifizierung wird durch Verleihung eines Zertifikates seitens der akkreditierten Zertifizierungsstelle vollzogen und gilt ab dann i.d.R. für drei Jahre. Nach Ablauf der dreijährigen Frist bedarf es einer Rezertifizierung.

Innerhalb der dreijährigen Gültigkeitsdauer der Zertifizierung wird mindestens einmal jährlich ein Überwachungsaudit durch die jeweilige Zertifizierungsstelle durchgeführt und zielt darauf ab, die Normkonfomität weiterhin zu überprüfen.

Was kostet ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001?

Wie viel der Aufbau und Erhalt eines Qualitätsmanagementsystems schlussendlich kosten wird, lässt sich nicht pauschal beziffern und hängt analog zur Dauer der Implementierung vor allem von den folgenden Faktoren ab:

Anforderungen und Wünsche des Unternehmens
Vorhandene Unternehmensorganisation
Zertifizierung oder keine Zertifizierung
Größe und Komplexität des Unternehmens
Personalkapazitäten für den Aufbau des Qualitätsmanagementsystems

Eines ist aber gewiss: Der Aufbau und Erhalt eines Qualitätsmanagementsystems wird Ihnen weniger kosten als Fehlerkosten und Kosten der Reklamationen.

Gerne lege ich Ihnen ein individuelles Angebot nach Abstimmung und Vorliegen konkreter Daten.

Welche Dokumente fordert die ISO 9001?

Wir möchten Ihnen hier einen Ausschnitt geben, welche “Dokumente” – die Norm spricht von dokumentierten Informationen – unter anderem von der Norm gefordert werden:

Geltungsbereich/Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems
Kontext der Organisation
Interessierte Parteien / Stakeholder
Qualitätspolitik
Qualitätsziele
Prozessbeschreibungen
Prozessnachweise
Risiken und Chancen
Nachweise über die Durchführung der notwendigen Audits (Auditberichte)
Nachweis über vorhandene Kompetenzen im Unternehmen / Kompetenzen des Personals
Managementreview durch die Geschäftsführung / Nachweis über die Ergebnisse der Managementbeurteilung
Nachweise über alle durchgeführten Korrekturmaßnahmen und deren Ergebnisse
Nachweis der Konformitätsüberprüfung von Produkten und Dienstleistungen
etc.

Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 benötigt Dokumentation, um Prozesse nachvollziehbar, messbar und wiederholbar zu machen. Das Ziel ist nicht, möglichst viele Dokumente zu erzeugen, sondern Qualität im Arbeitsalltag sicherzustellen – für Kunden, Projekte und interne Abläufe.

Die ISO 9001 Norm fordert deshalb nur jene „dokumentierten Informationen“, die wirklich qualitätsrelevant sind. Es geht also nicht um Bürokratie, sondern um Praxisnutzen: klare Verantwortlichkeiten, definierte Abläufe, Risikobewertung und kontinuierliche Verbesserung.

Wichtig zu verstehen:
ISO 9001 darf und soll nicht in reine Dokumentationsarbeit ausarten. Ein kleines Unternehmen könnte niemals jedes Detail schriftlich erfassen – und das verlangt die Norm auch nicht. Ein QMS nach ISO 9001 wird proportional zur Unternehmensgröße und Komplexität aufgebaut. Kleine Firmen dürfen ihre Dokumentation schlank, effizient und pragmatisch gestalten, solange Prozesse funktionieren und Kundenerwartungen erfüllt werden.

So bleibt ISO 9001:

umsetzbar für jedes Unternehmen, wertschöpfend statt bürokratisch, und ein Werkzeug, das Qualität verbessert – nicht blockiert.

Ist eine Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 erforderlich?

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 ist dann erforderlich, wenn ein Unternehmen oder eine Organisation nachweisen können möchte oder muss, dass angemessene Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Qualitätsüberprüfung systematisch implementiert sind. Dies kann zum Beispiel eine Voraussetzung für die Teilnahme an Ausschreibungen sein. Zugleich kann eine Zertifizierung auch als Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz erachtet werden. Unabhängig einer Zertifizierung ist es aber essentiell, dass Unternehmen die Fähigkeit haben, den Anforderungen und Wünsche der Kundschaften an die eigenen Produkte und Dienstleistungen gerecht zu werden. Mit einer Zertifizierung nach einer international anerkannten Norm ist die Fähigkeit gewiss.