Prozessmanagement - Polysolutions e.U. https://polysolutions.at Wir gehen nicht dahin, wo der Puck ist, sondern dorthin, wo er sein wird. Mon, 29 Dec 2025 19:28:30 +0000 de hourly 1 Prozessmanagement-Beratung – Effektive Optimierung in 6 Kernbereichen https://polysolutions.at/prozessmanagement Fri, 07 Jul 2023 07:00:17 +0000 https://schmalholz.at/?p=300

Prozessmanagement – Effizienz steigern, Kosten senken, Erfolg sichern

Im heutigen, dynamischen Marktumfeld werden Unternehmen nicht mehr allein durch Produkte oder Services wettbewerbsfähig, sondern durch die Art und Qualität, wie sie arbeiten. Entscheidend ist ein Prozessmanagement, das Abläufe nicht nur beschreibt, sondern aktiv steuert, optimiert und strategisch mit den Unternehmenszielen verbindet. Effiziente Prozesse sind kein Zufallsprodukt – sie sind das Ergebnis eines strukturierten, messbaren und kontinuierlich verbesserten Prozessmanagements. Genau hier setzen wir als Unternehmensberater an: Wir unterstützen Sie dabei, Ihr Prozessmanagement zu professionalisieren, Ihre Geschäftsprozesse transparent zu machen und nachhaltig auf Effizienz, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit auszurichten.

Der PDCA-Zyklus, auch Deming-Kreis genannt, als Regelkreis im Prozessmanagement.

Viele Unternehmen stehen heute vor ähnlichen Herausforderungen: steigende Kosten, langsame interne Abstimmungen, Medienbrüche, unklare Verantwortlichkeiten, Fehlerhäufungen oder fehlende Standards im Tagesgeschäft. Oft existieren zwar Prozesse – aber kein gelebtes Prozessmanagement, das sie messbar macht, verbessert und kontinuierlich an neue Anforderungen anpasst. Das führt zu Reibungsverlusten, Ineffizienz und Risiken, die sich direkt auf Performance, Kundenzufriedenheit und Wachstum auswirken.

Ein modernes Prozessmanagement ist damit nicht nur ein Effizienzthema, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Unternehmen, die ein wirksames Prozessmanagement-System implementieren, schaffen klare Strukturen, beschleunigen Abläufe und erhöhen ihre Reaktionsfähigkeit auf Markt- und Strategieänderungen. Sie arbeiten nicht härter – sondern klüger. Und genau das ermöglicht echte Wettbewerbsvorteile.

Unsere Leistungen im Überblick

Die Aufnahme und strukturierte Darstellung von Prozessen umfasst das systematische Sammeln und Festhalten realer Arbeitsabläufe. Dieser Schritt schafft die Basis, um Prozesse bewerten und gezielt weiterentwickeln zu können.

Der Weg zu einer professionellen Prozessdokumentation startet immer mit der detaillierten Prozessaufnahme und der anschließenden Überführung in ein passendes Prozessmodell. Dabei ist es entscheidend, den Ablauf genau so zu erfassen, wie er im Unternehmensalltag tatsächlich durchgeführt wird – also den aktuell praktizierten IST-Ablauf abzubilden. Ziel ist es, ein realistisches Bild der Prozesswirklichkeit zu gewinnen. Auf dieser Grundlage können im nächsten Schritt Schwachstellen identifiziert, Zusammenhänge analysiert und konkrete Optimierungspotenziale abgeleitet werden.

Unsere möglichen Beratungs- und Unterstützungsangebote im Überblick:

  • Strukturierte Erfassung und klare Definition des aktuellen, operativ gelebten Ablaufs (IST-Prozess)
  • Aufnahme und Zuordnung der bestehenden Rollen, Zuständigkeiten und eingesetzten Software- bzw. IT-Systeme
  • Moderation und Durchführung von Workshops zur Prozessaufnahme mit relevanten Fachbereichen
  • Moderation und Durchführung von Workshops zur Prozessaufnahme mit relevanten Fachbereichen
  • Beratung bei der Entscheidung für eine geeignete Prozessmodellierungs-Methodik und einen passenden Standard
  • Grafische Aufbereitung und Visualisierung des Prozesses nach logischen, normkonformen Prinzipien (z. B. EPK oder BPMN 2.0)
  • Definition zentraler Prozessziele sowie Festlegung passender Messgrößen und Leistungsindikatoren
  • Entwicklung und Ableitung von sinnvollen Kennzahlen zur späteren Steuerung und Bewertung der Prozessleistung

Lassen Sie sich Ihre operativ gelebten Abläufe zu Prozessen modellieren!

Prozessoptimierung verfolgt das Ziel, bestehende Arbeitsabläufe gezielt weiterzuentwickeln und die Prozessqualität langfristig auf ein höheres Niveau zu bringen.

Unter Prozessoptimierung versteht man einen methodisch aufgebauten Ansatz, bei dem Abläufe in Unternehmen und Organisationen Schritt für Schritt untersucht werden. Dabei werden ineffiziente Bereiche identifiziert, Probleme sichtbar gemacht und Verbesserungsmöglichkeiten systematisch herausgearbeitet. Im Anschluss wird ein neuer, leistungsfähiger Ablauf entworfen, der als SOLL-Prozessmodell dient. Der Fokus liegt darauf, Prozesse so wirkungsvoll und ressourcenschonend wie möglich auszurichten – mit dem Anspruch, Zeitverluste, unnötige Kosten sowie Energie- und Ressourcenverschwendung konsequent zu reduzieren.

Erkennen Sie, dass Ihre Abläufe mehr leisten könnten, als sie es heute tun? Oder spüren Sie, dass in Ihren Prozessen ungenutzte Potenziale verborgen sind? Genau an diesem Punkt setzen wir als Prozessmanagement-Berater an. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Realität Ihrer Abläufe, schaffen ein klares Bild über Verbesserungsfelder und begleiten Sie bis zur Implementierung.

Unsere unterstützenden Beratungsleistungen im Bereich Prozessoptimierung:

  • Auswahl und Festlegung geeigneter Analyse-Methoden und Tools
  • Detaillierte Bewertung des aktuellen Prozesses sowie systematische Ableitung konkreter Optimierungsmöglichkeiten
  • Konzeption und visuelle Ausarbeitung des optimierten Ablaufs in Form eines SOLL-Prozessmodells
  • Entwicklung und Konzeption eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) sowie Vorbereitung eines strukturierten Prozess-Monitorings
  • Konzeption und Einführung eines aussagekräftigen Prozesscontrollings, um Fortschritt und Qualität messbar zu machen
  • Planung und Aufbau einer begleitenden Change-Management-Unterstützung, um die Prozessveränderung im Unternehmen erfolgreich zu verankern

Machen Sie Ihre Prozesse leistungsstärker – mit Beratung, die nicht nur analysiert, sondern verbessert und begleitet.
Jetzt Ihre Prozessoptimierung starten und versteckte Potenziale aktivieren!

Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Übersicht, die alle relevanten Unternehmensabläufe strukturiert darstellt. Sie zeigt auf einen Blick, wie die wichtigsten Geschäftsprozesse funktionieren, miteinander verbunden sind und sich gegenseitig beeinflussen.

Im Kontext eines professionellen Prozessmanagements zählt die Prozesslandkarte zu den wirkungsvollsten Instrumenten, um strategische Ziele auf die operative Ebene zu übertragen. Eine der größten Aufgaben im Prozessmanagement besteht darin, die Unternehmensstrategie so auf die internen Abläufe auszurichten, dass Prozesse die Zielerreichung aktiv unterstützen – statt unkoordiniert neben der Strategie zu existieren. Die Prozesslandkarte dient genau diesem Zweck: Sie macht die zentralen Aktivitäten des Unternehmens sichtbar, ordnet sie logisch ein und zeigt, welche Abläufe für die Wertschöpfung, Unterstützung und Steuerung essenziell sind.

Wir begleiten Unternehmen beim gezielten Aufbau einer Prozesslandkarte und helfen dabei, dieses Modell als unternehmensweites Steuerungs- und Orientierungswerkzeug zu etablieren. Mit unserer Beratung im Prozessmanagement sorgen wir für Klarheit, Struktur und eine praktikable Prozesslogik, die Teams verstehen und nutzen können.

Mögliche Beratungs- und Unterstützungsangebote beim Erstellen einer Prozesslandkarte:

  • Einbringen einer objektiven, externen Perspektive auf bestehende Prozessmodelle und bisherige Strukturierungsansätze
  • Konzeption, Planung und Moderation von Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung der Prozesslandkarte mit relevanten Unternehmensbereichen
  • Definition und logische Einordnung der unterschiedlichen Prozesstypen sowie Aufbau einer klaren Prozesshierarchie
  • Platzierung und Strukturierung bestehender oder neu konzipierter Prozesse innerhalb der Prozesslandkarte
  • Festlegung und Benennung von Prozesseigner:innen sowie Verantwortlichen für die einzelnen Abläufe
  • Festlegung und Benennung von Prozesseigner:innen sowie Verantwortlichen für die einzelnen Abläufe

Ihre Prozesse verdienen eine Struktur, die Strategie und Realität vereint.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesslandkarte entwickeln – klar, logisch und steuerbar.

Prozessmanagement, auch Ablauforganisation genannt, bezeichnet eine methodische Unternehmensdisziplin, die sich aus einer klar definierten Vorgehenslogik, einer tragfähigen organisatorischen Einbettung und einer gelebten Prozesskultur zusammensetzt. Diese drei Elemente – Strategie, Struktur und Kultur – bilden gemeinsam das Fundament, um Abläufe aktiv zu lenken, kontinuierlich zu verbessern und langfristig leistungsfähig zu halten.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen die Ablauforganisation neu einführt oder eine bestehende Ablauforganisation weiter professionalisiert – entscheidend ist immer der strategische Charakter: Es ist kein isoliertes Projekt, sondern ein Führungs- und Steuerungsansatz, der die gesamte Organisation betrifft. Besonders zu Beginn oder in Phasen, in denen die Ablauforganisation neu ausgerichtet oder ausgebaut wird, stehen Unternehmen häufig vor komplexen Fragestellungen: Wie wird die Ablauforganisation strategisch verankert? Welche Methoden und Tools passen zum Unternehmen? Wie werden Rollen definiert? Und vor allem: Wie entsteht eine Prozesskultur innerhalb der Ablauforganisation, die Veränderungen mitträgt und Verbesserung ermöglicht?

Ein wirksames, unternehmensweit implementiertes Prozessmanagement ist die Grundlage, um Abläufe als strategisches Führungsinstrument zu nutzen und damit die Organisation dauerhaft auf Erfolgskurs auszurichten. Genau in diesen sensiblen Phasen unterstützen wir Sie als Unternehmensberater – damit Ihr Prozessmanagement von Anfang an logisch aufgebaut, nachhaltig implementiert und organisatorisch fest verankert wird.

Unsere möglichen Beratungs- und Begleitangebote im Prozessmanagement:

  • Konzeption und Entwicklung einer maßgeschneiderten Prozessmanagement-Strategie, um Prozessmanagement gezielt einzuführen oder ein bestehendes Prozessmanagement weiter auszubauen
  • Aufbau einer klaren Prozessmanagement-Organisation, inklusive der Auswahl und Implementierung geeigneter Prozessmanagement-Methoden, Werkzeuge und Standards
  • Definition und aktive Gestaltung der Prozesskultur im Prozessmanagement, durch Festlegung von Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozessmanagements
  • Begleitung des gesamten Veränderungsvorhabens im Prozessmanagement im Rahmen eines strukturierten Change-Prozesses, um Prozessmanagement im Unternehmen wirksam zu etablieren

Prozessmanagement funktioniert nur dann, wenn es von Menschen verstanden und gelebt wird. Deshalb begleiten wir Ihr Change-Vorhaben im Prozessmanagement nicht nur methodisch, sondern auch kulturell – für Akzeptanz, Klarheit und nachhaltige Verbesserung.

Prozessmanagement ist ein Führungsthema – und der richtige Start entscheidet über die Wirkung.
Beginnen Sie jetzt mit einer professionellen Prozessmanagement-Beratung und machen Sie Ihre Abläufe zu einem echten Steuerungsinstrument. Beratung im Prozessmanagement anfragen!

Die Digitalisierung von Prozessen beschreibt die gezielte Überführung analoger oder teil-digitaler Unternehmensabläufe in durchgehend digitale, medienbruchfreie und automatisierte Prozessketten. Ziel der Digitalisierung im Prozessmanagement ist es, Informationen, Systeme und Arbeitsschritte so zu vernetzen, dass Prozesse schneller, transparenter, nachvollziehbarer und effizienter ablaufen.

Viele Unternehmen arbeiten weiterhin mit manuellen Übergaben, Papierdokumenten, lokalen Dateien, E‑Mails oder isolierten Softwarelösungen. Das verhindert ein wirksames Prozessmanagement und führt zu Verzögerungen, Fehlern und hohem Ressourcenverbrauch. Durch die Digitalisierung von Prozessen hingegen entsteht ein modernes Prozessmanagement-System, das Abläufe vereinheitlicht, Daten zentral verfügbar macht und Entscheidungen in Echtzeit unterstützt.

Als Prozessmanagement-Berater begleiten wir Sie dabei, Ihre Prozesse zu digitalisieren und diese Transformation strategisch, technisch und organisatorisch zu verankern. Unser Anspruch ist es, Digitalisierung im Prozessmanagement so umzusetzen, dass sie Ihre Unternehmensziele direkt unterstützt und gleichzeitig die Arbeitsrealität Ihrer Teams verbessert.

Mögliche Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Digitalisierung von Prozessen:

  • Analyse der bestehenden Prozesse auf Möglichkeit zur Digitalisierung
  • Hilfe bei der Projektdefinition zur Digitialisierung von Prozessen
  • Unterstützung beim Change Management

Die Zukunft gehört Unternehmen mit durchgehend digitalem Prozessmanagement.
Starten Sie jetzt die Digitalisierung Ihrer Prozesse – mit professioneller Prozessmanagement-Beratung, die Strategie, Systeme und Teams verbindet.

Ein Integriertes Managementsystem (IMS) vereint mehrere Norm- und Steuerungssysteme innerhalb einer gemeinsamen Organisationslogik. Ein IMS unter einem Dach ermöglicht Unternehmen, zum Beispiel Qualitätsmanagement (ISO 9001) und Informationssicherheit (ISO 27001) nicht getrennt, sondern als abgestimmtes, einheitlich gesteuertes Managementsystem zu betreiben. Damit entsteht in diesem Fall ein starkes Prozessmanagement-Fundament, das sowohl Qualität als auch Sicherheit systematisch lenkt, Risiken reduziert und die Organisation langfristig stärkt.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mehrere Normsysteme parallel zu erfüllen – häufig mit getrennten Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Dokumentationslogiken und isolierten Maßnahmen. Ohne ein übergeordnetes Prozessmanagement im IMS führt das zu doppelten Aufwänden, uneinheitlichen Standards und unnötiger Komplexität. Ein modernes IMS löst genau dieses Problem: Es führt Managementansätze zusammen, schafft Synergien und macht Abläufe effizient, effektiv, messbar und normkonform – durch ein gemeinsam definiertes Prozessmanagement.

Als Unternehmensberater begleiten wir Sie dabei, ein IMS unter einem Dach aufzubauen oder ein bestehendes IMS weiter zu professionalisieren. Unser Beratungsansatz sorgt dafür, dass Ihr Prozessmanagement im IMS:

  • einheitlich aufgebaut ist (gemeinsame Struktur, einheitliche Sprache, harmonisierte Dokumentation)
  • normübergreifend funktioniert (Qualität und Sicherheit greifen ineinander)
  • ressourcenschonend implementiert wird (keine Doppelprozesse, klare Verantwortlichkeiten)
  • auditfähig und strategisch verankert ist (Qualität und IT-Security werden aktiv gesteuert)
  • kulturell verstanden und gelebt wird (Teams werden Teil des IMS-Prozessmanagements)

Ihr Unternehmen muss nicht mehrere Normen getrennt verwalten – es kann Qualität und Sicherheit unter einem Dach steuern, mit einem gelebten Prozessmanagement-System im IMS.

👉 Jetzt Beratung im Prozessmanagement für Ihr IMS anfragen!
👉 Synergien nutzen. Doppelaufwände vermeiden. Prozesse besser & sicherer machen.
👉 Strategisch, normativ und praxisnah begleitet.

Starten Sie mit einem IMS, das Ihre Organisation wirklich steuert – effektiv, effizient und nachhaltig durch professionelles Prozessmanagement.

Kontinuierliche Verbesserung
Prozessmanagement fördert eine Kultur der ständigen Optimierung und ermöglicht zukunftsorientierte Entwicklungen statt reaktivem Handeln. Durch regelmäßige Messungen und Optimierungen wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert.
Qualitätsverbesserung
Durch die Standardisierung von Prozessen wird die Qualität der Produkte und Dienstleistungen erhöht und die Fehlerquote gesenkt.
Transparenz
Prozesse sind dokumentiert und verständlich, sodass Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klar sind. Entscheidungen können besser begründet und überprüft werden.
Verbesserte Kommunikation
Prozessmanagement bricht Silos auf und verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.
Steigerung von Effizienz und Produktivität
Prozesse werden standardisiert, wodurch Verschwendungen vermieden werden. Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) werden optimal genutzt.
Risikomanagement
Durch ein systematisches Prozessmanagement werden zugleich auch Risiken in Arbeitsabläufen erhoben und Gegenmaßnahmen zur Minimierung aufgezeigt.

Warum prozessmanagement?

Die wichtigsten gründe für ein
systematisches prozessmanagement

Um einen gesamtheitlichen Eindruck von bestehenden Prozessen bekommen zu können und Ihnen ein gesamtheitliches Feedback zu Verbesserungsmaßnahmen, eventuell vorhandenen Prozessabweichungen und dergleichen geben zu können, wird empfohlen, die Prozesse auditieren zu lassen. Im Zuge eines Prozessaudits wird ein Prozess als Auditgegenstand unter die Lupe genommen und in der Tiefe entsprechend detailiert beleuchtet. Im Prozessaudit werden vom Prozess betroffene Mitarbeitende befragt, die Vorhandenheit der Prozessdokumentation und der erforderlichen Prozessnachweise überprüft, das Prozessreporting begutachtet und alle Ergebnisse des Prozessaudits in einem schriftlichen Bericht dargelegt.

Ihr Unternehmensberater, Herr Ing. Peter Michael Schmalholz, MBA, verfügt über ein abgeschlossenes Masterstudium in Projekt- und Prozessmanagement und eine langjährige Berufserfahrung in einem ISO 9001:2015 zertifizierten Unternehmen als Führungskraft und Prozesseigner diverser Prozesse. Durch die Teilnahme an einigen internen (1st party) und externen (3rd party) Systemaudits (ISO 9001:2015) und die Berufserfahrung als Prozesseigner weiß Herr Ing. Peter Michael Schmalholz, MBA genau, worauf es bei Prozessen und deren Management ankommt.
Zugleich ist Herr Ing. Peter Michael Schmalholz, MBA auch zertifizierter Manager und Auditor für Informationssicherheitssysteme nach ISO 27001:2022 und dementsprechend mit den Auditprinzipien und verschiedenen Auditmethoden vertraut.

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